管理客户信息的 3 种工具

    对于企业主而言，保存良好客户记录的价值显而易见。 这些记录对于许多任务都至关重要，包括销售、营销、客户服务和财务预测。

    但是，客户跟踪系统对于迅速成长的企业的意义却并非明白如画。 在您刚起步时，一个简单的 Excel 电子表格或许就能满足需要。 但是随着业务增长和客户群的扩大，需要更高级的工具来跟踪和分析客户数据。

    有许多方法可以管理客户信息，但对某家企业有效的方法，却未必适合另外一家企业。 您应当考虑一下收集和跟踪客户数据的三种流行系统的功能及优势，即联系人管理器、数据库系统和客户关系管理 (CRM) 软件。

    Outlook 2003 with Business Contact Manager (BCM) Update

通过这款简单易用的联系人管理工具，您可以在一个位置组织并访问所有客户联系人信息。 BCM 是 Microsoft Office Small Business Edition 2003 和 Microsoft Office Professional Edition 2003 的一部分，可以帮助您：

    • 创建、跟踪并管理帐户、业务联系人和商机。
 
    • 访问活动历史信息，以查看合并在一个位置的与帐户、业务联系人或商机相关的活动。
 
    • 自动将传入和传出的电子邮件和约会与帐户、业务联系人或商机关联，以便以后轻松查找。
 
    • 将任务、便签、电话日志和文件链接至您的帐户、业务联系人或销售商机，以便快速检索。
 
    • 将扫描文件附加至联系人，以帮助减少对活页的需求。
 
    • 生成报表，以快速筛选并了解客户趋势和销售商机。
 
    BCM Update 中新增了通过对等网络共享成员收集的此客户所有信息的功能。 这意味着您可以与管理人员和同事共享联系人、帐户、客户历史记录和商机。 共用数据库可以对网络上的所有计算机进行任何更改。 这允许总览客户信息，使同事之间彼此协作更加容易。

    Microsoft Office Access 2003

    作为 Microsoft Office 系统的一部分，Access 包括在 Microsoft Office Professional Edition 2003 和 Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 中。设计数据库管理系统的工具既精密完善又相对易学，可以同时满足开发人员和初学者的要求。

    数据库主要是特定主题或目的的相关信息的收集，可以提高组织、访问或共享信息的效率。 例如，计算机上可能仅存储了您的一部分客户联系人信息。 剩余的可能保存在前台的卡片文件中、会计室的文件柜内，或是包含订单历史记录的销售部门电子表格中。 如果客户的电话号码变更了，您必须在三个位置更新信息。 如果使用 Access 数据库，您只需在一个位置更新信息，客户的电话号码就会自动在数据库中的所有位置更新。

    当然，您需要在数据库中收集信息的其中一个原因是您可以有效地共享信息以满足业务需求。 通过 Access 2003，您可以通过报表或网页轻松地与其他人共享数据。

    • 报表 - 报表是以打印格式显示数据的有效方式。 通过 Access，您可以控制报表上所有内容的大小和外观，从而以预期方式显示信息。 例如，您可以打印一份收集了客户销售数据的报表并计算总额，另外打印一份数据格式不同的报表用于打印直接邮件的邮寄标签。 向导可以帮助您创建不同类型的报表，包括绘制数据图型。
 
    • 网页 - Access 提供了多种方式来与 Internet 或 Intranet 上的其他人共享数据，使您的信息可以立即供广泛用户使用。 如果您的销售团队成员正在出差或在不同的位置工作，则此解决方案尤为有用。 您可以将表格、报表或数据表导出为 HTML，并发布至网站上。 您也可以将表和查询直接导出至 Windows SharePoint Services 站点。
 
    BCM Update 和 Access 都是 Microsoft Office 系统的一部分（您可能都已拥有），因此都很有吸引力。 但如果您旨在同客户建立更有利的关系，您应当特别针对此目的考虑软件的优势。

    Microsoft CRM

    维持良好的客户关系不仅仅是某个人或某个部门的职责，每一个与客户接触的人都有责任。 他可以是接待人员、销售人员、客户服务代表或业务办公人员。 使用 CRM 软件，所有人都可以快速访问和共享信息，从而确保客户每次与您接洽业务时都能获得同样可靠的服务。

    这里向您介绍了 Microsoft CRM 可以简化流程的两种方式，可以让您的团队增加与客户联系的时间，而减少书面工作：

    • 客户服务 - 利用自动化的传送、排队和服务请求升级功能，员工可以快速分配、管理和解决事件。 其他功能包括案例管理、通信跟踪和自动响应电子邮件。

    您还可以生成一些报表，帮助您确定常见的支持问题、评估客户需要、跟踪流程以及评测服务绩效。
 
    • 客户智能 - 完整的帐户概念意味着您可以确定最佳客户并区分服务需求优先级。 全面的报告帮助您预测销售、评测业务活动和绩效、跟踪销售和服务成功率以及确定趋势、问题和商机。
 
    另外一个重要注意事项： 使用 Microsoft CRM，您可以配置定制解决方案的用户界面和工作流流程，使其立即满足您的业务需求，以后再随着业务的增长而扩展安装。

    毕竟，业务增长才是维持良好客户记录的最终目标。

    产品链接

    • Microsoft Business Solutions CRM
 
    • Windows XP Professional
 
    • Windows Small Business Server 2003
 
    • Office Small Business Edition 2003

(作者：佚名)

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